Die alljährliche Nebenkostenabrechnung reißt jedes Mal ein Loch in die Haushaltskasse. Da laut Mieterverein jede zweite Abrechnung zu hoch ist, lohnt es sich, diese genau zu prüfen. Dazu hat man ein Jahr lang Zeit.
Mieter zahlen zusätzlich zur Grundmiete die anfallenden Nebenkosten, wenn das so im Mietvertrag vereinbart ist. Monatlich erhebt der Vermieter in den meisten Fällen daher eine Vorauszahlung. Ist eine Bruttomiete vereinbart, nach der eine Pauschale zu zahlen ist, in der alle Nebenkosten enthalten sind, gilt diese seit der Mietrechtsreform nicht mehr. Möglich ist es weiterhin, die sogenannten kalten Nebenkosten pauschal abzurechnen. Die Heiz- und Wasserkosten müssen in jedem Fall verbrauchsabhängig berechnet werden. Die Nebenkostenabrechnung muss dem Mieter spätestens ein Jahr nach dem Ende der Abrechnungsfrist vorliegen. Endet diese am 31. Dezember 2009, muss die Abrechnung am 31. Dezember 2010 im Briefkasten des Mieters sein. Er sollte die Nebenkostenabrechnung gewissenhaft prüfen und eventuell Einspruch einlegen. Dazu hat er ein Jahr lang Zeit. Verlangt der Vermieter eine Nachzahlung, ist diese 30 Tage später zu überweisen.
Was kann der Vermieter in der Abrechnung der Nebenkosten aufführen? Zu den warmen Nebenkosten gehören: die Heizkosten sowie die Kosten für die Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlage. Zu den kalten Nebenkosten gerechnet werden alle Einrichtungen, die von den Mietern gemeinschaftlich genutzt und bezahlt werden müssen: Wasserkosten, Grundsteuer, Abwasser, Straßenreinigung, Müll, Fahrstuhl, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Versicherungen, Hauswart, Gemeinschaftsantenne, Breitbandkabel und Wascheinrichtungen.
Immer wieder gibt es Streit um einzelne Posten auf der Abrechnung. Internetportale erläutern detailliert, welche Punkte im Einzelnen abrechnungsfähig sind oder nicht. Sie bieten Textbausteine an, aus denen ein Widerspruchsschreiben formuliert werden kann. Ebenso finden Vermieter Musterabrechnungen zum Herunterladen vor. Ist die Abrechnung für den Mieter nicht zu durchschauen, hilft ein Mieterverein weiter. In dem Schreiben müssen Punkt für Punkt die Gesamtkosten für alle Wohnungen des Hauses aufgeführt sein. Der Vermieter muss zudem darlegen, nach welchem Verteilerschlüssel er vorgeht. Zum Beispiel kann er die Müllgebühren nach Quadratmetern oder pro Person abrechnen.